Как делать путевые листы

Как оформлять путевые листы в 2025 году: полное руководство

Путевой лист — это важный документ для таксопарков, ИП и компаний, занимающихся перевозками. В 2025 году его оформление по-прежнему обязательно для легковых автомобилей, используемых в коммерческих целях. Неверное оформление или отсутствие путевого листа может привести к серьезным штрафам и приостановке деятельности. В этом руководстве мы подробно разберем, что включает в себя путевой лист, кто его составляет, как часто нужно заполнять и какие аспекты важно учесть для обеспечения соответствия требованиям.

Зачем нужен путевой лист

Путевой лист выполняет несколько ключевых функций:

• Фиксирует техническое состояние автомобиля.

• Отражает маршрут, пробег и расход топлива.

• Подтверждает допуск водителя к рейсу (результаты медосмотра).

• Является основанием для учета затрат на топливо в бухгалтерии.

• Используется при проверках как обязательный документ.

Отсутствие путевого листа может привести к штрафам и юридическим проблемам в сфере коммерческой деятельности.

Кто должен оформлять путевые листы

Ответственность за ведение путевых листов возлагается на:

• Организации, использующие служебные автомобили.

• ИП, занимающиеся грузоперевозками или такси.

• Таксопарки.

• Самозанятых, работающих через агрегаторы.

Отметим, что водители не заполняют документ самостоятельно — это обязанность диспетчера, бухгалтера или другого уполномоченного работника. Водитель лишь подписывает документ после получения автомобиля и завершения рейса.

Когда нужно оформлять путевой лист

Согласно закону № 259-ФЗ и Приказу Минтранса № 368, путевой лист необходимо оформлять:

• На каждую поездку или смену.

• Для пустых автомобилей.

• В любое время, включая выходные и праздники.

• При использовании личного автомобиля в служебных целях.

Отсутствие документа для даже краткосрочной поездки может стать основанием для штрафа.

Срок действия путевого листа

Срок действия зависит от формата поездки:

• Однодневные поездки (до 24 часов) — действителен в течение смены.

• Многодневные рейсы — оформляется на весь период командировки.

• Для сменной работы с несколькими выездами в день — можно использовать один путевой лист.

Обязательно указывайте даты начала и окончания действия документа.

Кто заполняет путевой лист

Заполнение путевого листа покладывается на:

• Диспетчера.

• Начальника колонны.

• Уполномоченных сотрудников.

• Самих ИП, если они работают самостоятельно.

Водитель только подтверждает получение автомобиля и результаты медосмотра.

Содержание путевого листа

В 2025 году путевой лист должен включать:

1. Данные владельца транспортного средства

- Наименование организации или ФИО ИП.

• Юридический адрес.

• Контактный телефон.

• ИНН.

2. Информация об автомобиле

- Марка и модель.

• Государственный номер.

• Номер прицепа (если имеется).

• Показания одометра до и после рейса.

• Дата и время начала и окончания смены.

3. Данные водителя

- ФИО.

• Табельный номер.

• Результаты медицинского осмотра.

• Подписи до и после рейса.

4. Сведения о маршруте

- Тип перевозки (регулярная, заказная и т. д.).

• Характер сообщения (городское, междугороднее).

• Промежуточные и конечные пункты.

• Время отправления и прибытия.

5. Расход топлива

- Остаток топлива на начало рейса.

• Заправка в процессе поездки.

• Нормативный расход и фактический расход топлива.

• Экономия или перерасход.

6. Заключения специалистов

- Подпись контролера о техосмотре автомобиля.

• Подпись врача о состоянии здоровья водителя.

Новшества в 2025 году

С учетом цифровизации и усиления контроля Минтранс ввел новые обязательства:

• Указание типа перевозки (регулярная, по заказу и др.).

• Детализированная информация об автомобиле, включая VIN и данные прицепа.

• Двойная фиксация одометра перед началом и по итогам поездки.

• Отметка о характере сообщения — городское или междугороднее.

• Электронный формат путевых листов допускается, но требует использования квалифицированной электронной подписи (ЭЦП).

Электронный путевой лист: важные аспекты

С 2023 года предприятия могут переходить на электронный формат, что позволяет сократить расход бумаги и ускорить обработку документов. Однако важно соблюдать следующие требования:

• Использование квалифицированной ЭП.

• Хранение документов в защищенной системе.

• Возможность распечатки при проверках.

Электронные документы должны иметь такую же структуру и содержание, как и бумажные.

Ведение журнала путевых листов

Путевые листы должны регистрироваться:

• В журнале (бумажном или электронном).

• С обязательной нумерацией.

• Указанием дат выдачи и возврата.

Бумажный журнал прошивается и заверяется печатью, в то время как электронный хранится с контролем доступа.

Распространенные ошибки при заполнении

1. Отсутствие дат начала и окончания действия документа.

2. Отсутствие отметки от медицинского работника.

3. Неправильно указанный маршрут или пробег.

4. Несовпадение подписей.

5. Ошибки в номерах автомобилей.

Каждая из этих ошибок может привести к штрафам.

Санкции за отсутствие или неправильное оформление

ГИБДД:

- Для водителя — штраф до 500 рублей.

• Для ИП — до 20 000 рублей.

• Для юридических лиц — до 100 000 рублей.

Налоговая служба:

- Не признание расходов на ГСМ.

• Доначисления налогов.

• Штрафы до 20% от суммы.

Минтранс и Роструд:

- За отсутствие медосмотра — до 30 000 рублей.

• За отсутствие техосмотра — до 30 000 рублей.

• Повторные нарушения могут привести к приостановке деятельности.

Пошаговая инструкция по составлению путевого листа

1. Заполнить данные о владельце ТС.

2. Указать информацию об автомобиле.

3. Внести ФИО и данные водителя.

4. Записать дату, серию и номер документа.

5. Отметить маршрут и вид перевозки.

6. Заполнить данные по топливу.

7. Получить подпись контролёра технического состояния автомобиля.

8. Пройти медосмотр и получить отметку.

9. Завести данные в журнал регистрации.

10. Выдать документ водителю под роспись.

Дополнительные сведения

Можно добавлять:

• Расчет зарплаты водителя.

• Причины простоя или опоздания.

• Сведения о целях перевозки.

• Отчеты о техническом обслуживании.

Эти дополнительные данные полезны при налоговых проверках и внутренних аудитах.

Образцы и формы

Для каждого типа транспорта существуют утвержденные формы. Можно использовать индивидуальные шаблоны, если они содержат все обязательные поля. Проверяйте актуальность бланков, так как старые формы могут не приниматься контрольными органами.

Заключение

Правильно оформленный путевой лист является основой транспортной отчетности. Его точное соблюдение помогает избежать штрафов и упрощает взаимодействие с налоговыми органами. В 2025 году требования становятся более жесткими, и важно учитывать каждую деталь, чтобы соответствовать стандартам. Соответствие этим стандартам не только отражает законопослушность, но и говорит о зрелости бизнеса.